Makulator til virksomhed og hjemmekontor

Denne artikel er sponsoreret af justmore.dk

Makulatoren er uundværlig i dagligdagen, den er pålidelig, driftssikker og giver dig en sikker afskaffelse af dokumenter. Den er fast inventar på kontorer, i virksomheder, offentlige institutioner, foreninger, organisationer og hjemmekontorer. Der står flere forskellige typer makuleringsmaskiner i virksomhederne, men har du den rigtige? Det kan godt betale sig at finde den, der stemmer overens med virksomhedens behov. Der er i hverdagen mange persondata og fortrolige dokumenter, som ikke skal ses af alle og enhver. Når dokumenterne skal destrueres, skal de makuleres.

Hvad er en makuleringsmaskine?

En papirmakulator er en maskine, der sikrer dine følsomme oplysninger ved at skære papiret til små strimler (strip cut) eller konfetti (cross cut), så dokumenterne ikke længere kan samles og læses. Virksomheder, organisationer, foreninger og statslige institutioner m.m., der behandler persondata, bruger makulatorer til at destruere fortrolige dokumenter der indeholder følsomme oplysninger, når der ikke længere er et sagligt formål med opbevaringen. Nogle modeller kan også makulere CD’er og DVD’er med eksempelvis backup af fortroligt materiale, plastikkort samt papir med hæfteklammer og clips.

Hvad er GDPR?

Virksomheder har siden den 25. maj 2018 skulle overholde EU’s datalov, kaldet General Data Protection Regulation. Med den kom der fokus på elektronisk data som mails, databaser samt papirbaserede dokumenter. Loven indbefatter hvordan disse data indsamles, opbevares og bortskaffes igen. Det er her makulatoren kommer ind i billedet, da det er den letteste og sikreste måde at gøre data om medarbejdere, kunder, patienter m.m. utilgængelig for andre. Din virksomheds sikkerhedsniveau vurderes ud fra en internationalt defineret ISO-standard, kaldet DIN Standard 66999. I Danmark er sikkerhedsniveauerne angivet med P og går fra P1 til P7. Jo højere sikkerhedsniveau, jo flere og mindre stumper bliver papiret skåret i.

Overhold GDPR med sikker makulering

En strimmelmaskine skærer papiret i strimler og har lavere sikkerhedsniveau og er ikke så sikker som en krydsmakulator, der laver papiret til konfetti ved at skære det i små stykker på begge leder. En P3 makulator laver et A-4 ark om til ca. 250 stykker. P3 er karakteriseret ved ’følsomme og fortrolige’ oplysninger. P4 skærer et ark i ca. 400 stykker og makulerer ’særligt følsomme og fortrolige’ oplysninger. En P7, der er den sikreste, omdanner et A-4 ark til konfetti på omkring 13.200 stykker.

Hvilken makulator skal du vælge?

Spar penge ved at vælge den rigtige, der passer til dit behov første gang. Der er visse spørgsmål du skal stille, når du skal købe ny makulator.

Hvilket sikkerhedsniveau har du brug for i forhold til GDPR?

Hvor meget skal der destrueres ad gangen? Der er maskiner på markedet, der kan tage fra 1 side til 1½ pakke printerpapir (750 sider) ad gangen. Du kan vælge mellem at håndfodre (manuel papirindføring) og auto-feed (automatisk fremføring). En auto-feed makulator kan klare en stak ad gangen, på den måde sparer du tid. Er du på en stor arbejdsplads er en maskine med en høj effektivitet og stor affaldsbeholder god.

Bruger du ofte makulatoren, vil affaldsbeholderen hurtigt blive fyldt, derfor er beholderkapaciteten vigtig. Strimler fylder mere end krydsaffald. Vælger du en maskine med transparent beholder, kan du let se hvornår det er tid til at tømme.

Skal den køre hele tiden? Er der brug for at destruere større mængder papir ad gangen, fx tømning af dokumentskab etc. Der kan være brug for afkølingstid mellem større job afhængig af maskine.

Hvilket støjniveau er acceptabelt og hvor skal maskinen stå? Skal den være i et storrumskontor eller på hjemmekontoret? Lyde påvirker arbejdsklimaet, så er det en god idé med en lydsvag. Skal den stå i printerrummet, betyder det omvendt ikke lige så meget.

Hvor stor må maskinen være? Du kan få små modeller til at have stående ved skrivebordet, modeller til at sætte oven på en skraldespand og de smarte maskiner med indbygget skralderum.

Skal den kunne håndtere A-3 papirer, så er det en maskine med bred indføring til A4, A3 og computerlistepapir du har brug for.

Skal den destruere andet end papir? Det kan være CD’er, DVD’er, papir med hæfteklammer og clips samt plastikkort som sundhedskort, studiekort, gæstekort, personalekort og kreditkort.

Du kan også få andre smarte funktioner: Den stopper automatisk, når beholderen er fuld. Beholderspærring der stopper når beholderen ikke er på plads eller døren ikke er lukket. Vælger du en maskine med anti jam, slipper du for papirstop. Energisparefunktion er naturligvis også en mulighed.

Strimmelmakulator til mindre kontorer og hjemmekontoret

En strip cut makulator er en simpel maskine, der kommer strimler ud i varierende størrelse, alt efter sikkerhedsniveauet, mærke og model. Den har lavere sikkerhedsniveau og er billigere end en krydsmakulator. En strimmelmaskine er god til hjemmekontoret og mindre kontorer. For at undgå identitetstyveri og bedrageri kan det være en idé med strimmelmakulering af private dokumenter, fx kontoudtog m.m.

Den højeste sikkerhed får du med konfetti

Arbejder din virksomhed med særligt følsomme personoplysninger, er en cross cut makulator den rigtige. Du kan få krydsmakulering fra sikkerhedsniveau P3. Når maskinen krydsskærer papiret, bliver det til konfetti og det er så godt som umuligt at gendanne. Ved niveau P-7 er det helt umuligt, det er fnuller og den kan kaldes en konfettimakulator.

Vedligehold med den rette pleje

Du kan både få en mere effektiv maskine og forlænge levetiden ved at give den vedligeholdelse. Smør skærene med makulatorolie regelmæssigt eller kør olierede ark igennem. På den måde rengør du maskinen og forlænger skæreværkets levetid. Husk at have et lager af makuleringsposer, så du ikke løber tør midt i en opgave. Oplever du papirstop har de fleste modeller en knap, der kan føre papiret tilbage. Læs altid brugsanvisningen, så du bedst muligt vedligeholder din nye maskine og ikke overfodrer en lille motor med for mange ark etc. Selv om den kan tage hæfteklammer og clips, vil det med tiden medføre slid og kortere levetid.

Hvad skal destrueres?

Er du i tvivl om hvad der bør makuleres? Privat kunne det bl.a. være bankpapirer, lægejournaler, korrespondance med offentlige myndigheder og udløbne kreditkort, gamle sundhedskort etc. I virksomheden kunne det bl.a. være personaleoplysninger, kontrakter, regnskaber, juridiske dokumenter samt backup på DVD.

Den korte historie

En amerikansk opfinder patenterede den første makulator i 1909, den blev dog ikke masseproduceret. I 1935 i Tyskland dukkede en ny model op, en pastamaskine til at destruere anti-nazistisk propaganda. Den kom senere i handlen med motor og solgt til virksomheder og offentlige institutioner. Senere i forbindelse med politik og spionage har den været særdeles nyttig inden den fik almennyttig udbredelse på kontorer over alt.

Læs meget mere på Justmore.dk

Denne artikel indeholder sponsoreret indhold